¡Hola! 😉 El otro día, por motivos profesionales, asistí a un evento que descuidó mucho la cobertura y su difusión en redes sociales. Pensé…¡menudo fallo! Seguro que tu también lo piensas, ¿verdad? Me dije a mi mismo, al menos, algún alma caritativa estará tuiteando y allá que me fui al perfil oficial de la marca que, por razones obvias no desvelaré, para comprobar lo que, más tarde, acabó convirtiéndose en una decepción. Nada, ¡ni rastro o huella alguna del evento en esta red social!

Ofrecer cobertura de un evento en las redes sociales, particularmente en Twitter, permite en primer lugar, conectar eficazmente el offline con el online y, además, aumentar el impacto, la visibilidad y la notoriedad de marca. Su impacto y retorno de inversión hubiera sido mucho mejor del esperado si alguna mente hubiera pensado un poco en el entorno online. Pues bien, en este post, voy a contarte cómo sacar partido a Twitter de cara a la difusión y promoción de un evento.

Cubrir un evento en Twitter es más difícil de lo que parece. Incluso, fruto de mi experiencia, puedo asegurarte que es hasta algo estresante, sobre todo porque en los eventos 2.0 hay que estar muy al tanto de la interacción o participación de tu comunidad y a la vez, debes prestar mucha atención a las comunicaciones más destacadas para colarlas a los followers en forma de tweet. Se requiera una fuerte capacidad de escucha activa y, a la par, también cierta rapidez y agilidad para escribir las publicaciones sin que nada se quede en el tintero.

brightnessA continuación, te daré una serie de consejos o ideas para que gestiones con éxito la cobertura en esta red tan imprescindible para todo evento 2.0. ¡Toma buena nota!

 

Ten a punto tu cuenta de Twitter. Hay muchas marcas que organizan un evento y resulta que no tienen optimizada su cuenta. ¡No serviría para nada plantearse la cobertura y hacer sobreesfuerzos en su difusión! Es fundamental hacerlo para lograr la contextualización del evento y así conocer qué marca o empresa está detrás de él. Por ello, es fundamental que rellenes todos los datos básicos referidos a tu marca (sector, actividad, etc.) además de incluir la imagen o logotipo de marca o evento en tu foto de perfil (400×400 px.). Asimismo, algo que funciona bastante bien es que la foto de portada (1500×500 px.) la tengas customizada con la imagen propia del evento y en la cual sería deseable que, de manera destacada, figurasen los hashtags que lo definen y que emplearás para su difusión. Si el evento dispusiera de una web propia y específica, no te olvides de enlazarla con el perfil de Twitter de tu marca o empresa. Asimismo, es importante que también optimizes los seguidores; a quiénes sigues, es decir, haz un seguimiento de los followers que pudieran estar interesados o vinculados a la temática del evento, crea listas, etc…

cómo cubrir un evento en Twitter

Ejemplo foto de portada Twitter. Evento 18 Congreso Partido Popular. Fuente: @PPopular

Anuncia tu evento con antelación. Con dos o tres semanas previas y aportando información de utilidad sobre la sede o lugar del evento, hora, presencia de referentes o invitados destacados. En los días previos, para ir generando engagement, trata de propiciar acciones que produzcan expectación en torno a los aspectos más destacados del evento y además, envía recordatorios según se vaya acercando la fecha de celebración.

cómo cubrir un evento en Twitter

El Festival Interancinal de Benicàssim (FIB) en su perfil de Twitter (@fiberfib) anuncia el evento con seis meses de antelación.

Define contenidos estándar en función del tipo de evento. Por ejemplo, en un congreso o ponencia establece qué contenidos pueden ser recurrentes: biografía o reseña del conferenciante, temáticas, etc. Planificar previamente ciertas informaciones es fundamental para desarrollar una cobertura del evento de manera adecuada. Utiliza herramientas de programación como Hootsuite de cara a publicar contenidos generalistas y transversales vinculados al desarrollo del evento. Ello, a su vez, te permitirá optimizar el trabajo y dedicarte a otros muchos menesteres que intervienen en la retransmisión en directo de un evento. Al igual que ocurre con lo contenidos, prepara también con antelación suficiente material de utilidad (fotos, vídeos, gifs, etc.) para así enriquecer tus publicaciones y hacerlas más atractivas de cara a generar la mayor interacción a base de retweets, me gusta, comentarios, etc. En definitiva, apuesta por un contenido de valor que sea de utilidad para toda la comunidad que sigue tu evento o que mantiene un firme deseo de interés por él.

Cómo dar cobertura a un evento en Twitter

Ejemplo de publicación estándar para cubrir un evento, además de hacer buen uso del hashtag #Goya2017. Fuente:@PremiosGoya.

Organiza a tu equipo y distribuye las tareas. Dependiendo de la magnitud del evento, te recomiendo que la cobertura la hagas en equipo. Es imposible que una persona sola o un único Community Manager pueda atender todas las funciones que ha de asumir. Establece un plan de trabajo y distribuye quién o quiénes se encargarán de monitorizar la actividad del evento mediante herramientas como Tweetdeck, Audiense, Manage Flitter. Son imprescindibles ya que te permitirá testar qué se está diciendo de tu evento, el alcance que está teniendo, si hay participación o no. Todo ello además de ayudarte a tener planificadas ciertas comunicaciones te permitirá adoptar decisiones in situ en el caso de que la estrategia de cobertura y difusión no esté funcionando adecuadamente. Al menos, es fundamental que el equipo esté integrado por dos personas. Una se encargará de retransmitir y transcribir todo lo que sucede y la otra será responsable de responder e interactuar con los seguidores del evento.

Define claramente el hashtag del evento. El hashtag principal del evento ha de ser tu perfecto aliado para asegurarte una buena cobertura del mismo. Entre otras cuestiones, porque es una estrategia fundamental tanto de promoción del evento en sí, así como de posicionamiento. Debe ser una etiqueta que sugiera su interés y que, a su vez, contextualice de forma clara el evento que estés organizando. Gracias al hashtag los seguidores de tu evento obtendrán información constante y actualizada y, de igual modo, podrán establecer contactos entre los asistentes y los interesados a través de Twitter además de poder vincularlos con otras redes sociales como Facebook, Instagram, Youtube, etc. Debe ser corto para favorecer para favorecer que los usuarios puedan tuitear sin que el hashtag le reste el espacio limitado de 140 caracteres. A su vez, ha de ser único y concreto; si planteas un hashtag demasiado genérico puedes crear dispersión temática en tu comunidad y, a posteriori, te resultará muy difícil medir su impacto de cara a analizar su utilización y comportamiento. También, tiene que ser característico; esto es, ha de contener las siglas del evento con el fin de agrupar su identidad y asegurar unos elevados índices de notoriedad y popularidad de tu evento. Un buen hashtag debería seguir la siguiente estructura: siglas del evento + año/edición de celebración. Te dejo aquí unos cuantos ejemplos reales: #Goya2017 (Gala de los Goya), #FITUR17 (Feria Internacional del Turismo), #FIB17 (Festival Internacional de Benicàssim), etc. Y, finalmente, informa a todos los asistentes del hashtag definido. Utiliza para ello, si fuera posible, las pantallas de proyección para incentivar la actividad e interacción y logar que tu evento se convierta en viral o en tendencia.

Cómo utilizar Twitter en los eventos

 madridfashionweek

Ejemplo de definición del hashtag del evento #MBFWM17 (Mercedes Benz Fashion Week Madrid) siguiendo las características anteriormente definidas y que cómo se aprecia en las imágenes se utiliza en la portada del perfil oficial de Twitter y en las publicaciones (tweet) más destacadas del evento. Fuente: @MBFWMadrid.

Menciona a tus invitados y principales referentes. Particularmente a los más relevantes o vinculados con el evento y la imagen de tu marca. Son ellos los que pueden ayudarte a amplificar el ratio de cobertura y difusión del evento. Apóyate, por ejemplo, en momentos claves del evento para hacerlo. Por ejemplo, en una entrega de premios menciona al invitado galardonado o en una ponencia o conferencia haz lo propio con el ponente. Además, ellos te agradecerán el detalle haciendo RT.

Cómo utilizar Twitter en un evento

Ejemplo de mención con contenido multimedia que favorece y hace partícipe la interacción. Fuente: @fitur_madrid.

Haz RTs de los asistentes. Muestra interés por lo que dicen los asistentes del evento y retuitea sus tweets siempre que estos te parezcan interesantes y aporten valor a la estrategia que hayas definido para dar a conocer el evento.

Cómo usar Twitter en los eventos

Ejemplo de interacción de una asistente a @congresoeventos cuyo mensaje fue retuiteado por la cuenta oficial del evento. Además, cómo se aprecia en la imagen dicha participante aporta su experiencia y por tanto contenido valor sobre el evento. Fuente: @congresoeventos.

Responde a todos los comentarios. Si hay algo que más caracteriza a Twitter es la participación y por tanto la bidireccionalidad. No te conviertas en un simple emisor que reproduce únicamente sus mensajes y los contenidos que le interesan. Es fundamental que la audiencia que sigue el evento se sienta atendida y partícipe de él como si estuviera presenciándolo. Comenta el ambiente que se vive en la sala del evento, las sensaciones que están experimentando los allí presentes, haz llamadas a la acción para generar respuestas y comentarios que viralicen la causa y objetivos del evento. Y, por supuesto, responde a todas las preguntas que demande tu evento así como los interesados por él. Además, si quieres saber de primera mano qué piensan los asistentes del tema de la conferencia o del ponente, de cómo se lo están pasando en la gala o de quién creen que será el premiado, puedes realizar encuestas durante el mismo usando herramientas como Polldaddy. En la medida de lo posible, trata de ser positivo y original en tus respuestas y comunicaciones.

No usar sólo texto en los tweets. Las publicaciones en Twitter de tu evento han de ser atractivas y sugerentes; es decir, que llame la atención en la red tanto a propios como ajenos al evento.

Optimiza adecuadamente tus publicaciones. Ten en cuenta los siguientes consejos de publicación efectiva en Twitter. Son muy prácticos y sencillos. Si lo sigues al pie de la letra ya verás como te funcionan para dar cobertura y promoción a tu evento. Te los hago llegar por medio de la siguiente infografía. No dejes de ponerlos en práctica. ¡Funcionan!

usar Twitter en eventos

Utiliza fórmulas de dinamización. Una buena idea es que, por medio de herramientas como Visible Tweets, puedes lograr que los asistentes participen e interactúen con la comunidad del evento in situ y con la propiamente online. Además de dinamizar el evento te garantizas una forma altamente impactante, pero muy sencilla, de generar interactuación y favorecer la cobertura del evento de manera muy eficaz. Presentar los tweets en pantalla es una solución muy socorrida de cara a la cobertura del evento.

Cómo usar Twitter en un evento

Lleva los tweets a tu página. Si el evento dispone de página propia, puedes incluir un streaming para los asistentes que no hayan podido asistir o que no dispongan de Twitter para facilitar y asegurar así el seguimiento del mismo. Si quieres darle un toque mucho más personalizado puedes optar por la solución que te brinda Twitter Fountain.

Vincula otras redes sociales. Por norma general, Twitter es fundamental para cubrir cualquier evento 2.0 ya que ofrece inmediatez y una alta facilidad para lograr interacción, pero no es el único medio a tu alcance que has de considerar. Existen otras como por ejemplo Facebook, Instagram, Google Plus, Youtube, Pinterest y particularmente, para eventos formativos o de tipo networking te recomiendo específicas como Linkedin o SlideShare, la red social perfecta para subir resúmenes y presentaciones generadas por el evento. Y, por supuesto, no te olvides de ofrecer cobertura de tu evento a través de herramientas streaming como Periscope o usando Instagram o Facebook Live que aportan un fuerte dinamismo y frescura a las retransmisiones en vivo y en directo de cualquier evento. De todas ellas Periscope es la que mejor se integra con Twitter. Si quieres conocer qué beneficios aporta herramienta de streaming, puedes hacerlo en otro de mis post. Decantarte por una u otra red social, de entre todas las que te he mencionado, dependerá del tipo de evento, de los objetivos que te marques, del público objetivo al que se dirige, etc.

redes-sociales-imprescindibles-para-utilizar-en-todo-tipo-de-eventos

Cuadro resumen principales redes sociales a utilizar en un evento. Fuente: Elaboración propia.

Agradece y despide. Agradece la participación de los asistentes e informa de detalles relacionados con el evento (si estará disponible en vídeo, descarga de imágenes fotográficas o de documentos relacionados con la temática del evento); además, si el evento tuviese continuidad informa de las próximas fechas, lugares, temas, etc…Y por supuesto, una buena forma de agradecer es que, días posteriores (pero sin dejarlo pasar) muestres algún detalle: por ejemplo, subiendo un pequeño vídeo resumen del evento o gala que hayas cubierto y mencionando a los asistentes o referentes más importantes. Otra idea muy original es la de hacer un collage con una herramienta como Twilk, la cual te ayudará a quedar con los asistentes y la comunidad online como un perfecto anfitrión, además de fidelizar a tus posibles seguidores o followers que se hayan sumado a tu comunidad gracias a la retransmisión del evento.

Cómo usar Twitter en un evento

Ejemplo de agradecimiento de evento en Twitter utilziando la foto de portada con todos los participantes en el 4 Congreso Universitario de Comunicación y Protocolo. Fuente: @congresoeventos.

Cómo utilizar Twitter en un evento

Otro ejemplo para despedir un evento en Twitter es agradecer la participación con un vídeo resumen, como se aprecia en la imagen. Además, cómo se aprecia en el tweet de ejemplo utiliza la mención @FiturGay y etiqueta #FITURGAY2017 como una forma de garantizar la interacción y notoriedad de marca de evento tras su finalización.

Espero que estos consejos te hayan sido de suma utilidad. Si crees que falta alguno, me encantaría que me lo hicieras saber. Así, entre todos, podemos ir sumando a esta lista para tratar de conseguir que nuestros eventos en Twitter sean exitosos. ¿Te apuntas a tuitear eventos? La verdad que mola. Tu marca te lo agradecerá…¡Nos vemos pronto! 😉

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